通过协同办公软件降低内耗成本

日期：2014-01-18 标签：协同办公 低成本 来源：伟峰科技  浏览次数:

我们常说的降低成本其实包括我们常直接看到的成本：办公成本和人员成本，还有没有引起领导注意的内耗成本，今天我就来说说如何利用协同办公软件降低企业的成本。

    直接看到的成本很容易理解，办公成本包括：办公场所租金、办公设备金额、办公用品、办公耗材……

    在企业日常办公与管理过程中，全员工用OA协同办公系统实现无纸化办公，降低办公设备、耗材、电话等费用，并且提高了效率，减少人员日常处理一些杂务时间，工作电子化，由软件自动实现流程审批等工作，从而达到减少办公成本和人员成本。

    我就来详细说说什么是内耗成本？

    比如：领导在布置项目任务下去时，责任不明确，分工不到位，时间不具体，实施一段时间后，领导不知道员工的具体进展，员工也在猜领导的意思与意图，大概齐的想法在实施，出现问题后就互相推诿，领导再出面解释自己的要求与项目详细需求，结果是浪费时间与工作推迟，这些都算内耗成本。

如果领导在协同软件里布置工作，填写好时间要求，工作分解，责任到人，员工定期上报工作安排，领导发现问题及时与相应人员沟通，就会减少大量内耗成本。

    再来看一个案例。某企业有两个大学毕业的好友小张与小李，一天老板需要一份报告第二天急用，可小张文笔好，可这时又外出了，老板告诉小李详细要求，让转告小张，让小张第二天一早勿必给老板。晚上，小李将老板的要求告诉了小张。第二天早上，小张把报告交给了老板，老板看后就发脾气了，因为要求与小张写的简直就是两码事。小张解释说，是小李这样告诉她的，而小李却说她是按老板的要求转述的。于是小张和小李之间就产生不可调和的矛盾，迟迟无法化解，小张认为小李有意害她，小李认为自己很委屈，是按自己理解的一五一十转诉的。这在企业常会看到，上下级关系，同事之间，朋友之间，常因沟通无效，耽误时间、延迟交货完成项目的工期，无效的沟通等于矛盾制造。

    其实领导完全可以在协同软件里给小张下达指示，只要小张一登陆软件就可以看到领导下达的工作安排，没有必要通过小李来转诉，因为转诉时每个人的理解不一样，如果不是原话转达，就会产生偏差。到最后也弄不清楚是谁的错，结果是小张所做的工作不是领导所需要的。